Les missions du poste
Sous l'autorité de la responsable du Tourisme d'Affaires, vous orchestrez la gestion des salles et mobilisez les équipes pour offrir une expérience optimale aux utilisateurs.Vous assurez la location des salles municipales, la tenue de la régie de recettes et managez les agents d'accueil/entretien/gardiens des salles (Louvre et St Exupéry).- Assurer les relations avec les usagers des salles, les services municipaux et le Cabinet du Maire pour les demandes des salles et de matériel ;- Gérer les salles municipales- Palais de l'Europe, salle Saint Exupéry, Résidence du Louvre: plannings des salles (nouveau logiciel de gestion en cours de déploiement), bordereaux de réservation ;- Accueil physique et téléphonique du public ;- Tenir les dossiers de location ;- Diffuser les bordereaux aux services concernés ;- Rédiger les courriers et les contrats relatifs à la location des salles ;- Tenir la régie des locations de salles ;- Etablir des devis et des factures ;- Gérer le suivi courrier avec logiciel approprié (Post office) ;- Relayer les veilles bâtiments des agents et demandes d'intervention (Astech) ;- Elaborer les plannings des agents intervenants (accueil/ surveillance/gardien/entretien) dans les salles St Exupéry et Louvre ;- Gérer les congés/absences des agents.
Le profil recherché
- Autonomie dans l'organisation du travail et dans les tâches quotidiennes, et selon les sollicitations du Chef de Service ;- Maîtrise de l'outil informatique ;- Maîtrise de la rédaction administrative ;- Qualités relationnelles, courtoisie ;- Esprit d'initiative ;- Méthode et esprit d'organisation ;- Capacité à planifier.
Compétences requises
- Sens du relationnel
- Autonomie
- Pro-activité
- Traitement du courrier
- Recettes